Aspect parfois rébarbatif de l’organisation d’un mariage, le suivi des prestataires et notamment les contrats, est pourtant primordial. On vous donne les points importants à vérifier AVANT de signer !

Qu’entend-on par contrat ?

Pas de panique, il s’agit assez rarement d’un contrat de 50 pages écrit en caractères 8 😉. Le plus souvent il s’agit d’un devis détaillé avec des conditions générales de vente. Même si ça semble long et ennuyeux, nous vous recommandons de lire toutes les petites lignes, pour votre tranquillité d’esprit !

Doit-on obligatoirement signer un contrat ?

La signature d’un document (contrat ou devis avec des conditions générales de vente) est d’après nous fortement recommandée afin de sceller l’accord entre vous (futurs mariés) et le prestataire.

Pour vous, futurs mariés, cela vous garantit tout d’abord que le prestataire ne vous fasse pas faux-bond et vous êtes par la même occasion sûrs de la prestation qui va être proposée, car elle doit être détaillée.

C’est aussi rassurant pour le prestataire car vous vous engagez en tant que clients à payer les sommes prévues !

C’est donc du gagnant / gagnant 😊

Quelles sont les clauses importantes ?

Les modalités de paiement : Le budget pour certains prestataires peut être assez élevé, c’est le cas pour la location d’un lieu ou pour le traiteur. Il faut donc regarder dans le contrat quelles sont les échéances. Si jamais vous en avez besoin, vous pouvez faire une demande dès la signature du devis/contrat, pour établir un plan de paiement échelonné avec ces prestataires.

En tout état de cause, mettez bien à jour votre budget et anticipez les échéances à venir. Pensez aussi que les soldes de nombreux prestataires seront à payer quelques jours avant le mariage, voire même le jour de votre mariage !

Les prestations assurées : Il est important de bien faire attention à ce qui est compris dans le contrat et à ce qui est en option. Prenons un exemple : vous visitez un vendredi une magnifique salle de réception mise en place pour le mariage du lendemain, mais finalement dans le contrat le mobilier n’est pas inclus ! Il vous faudra donc ajouter la location des tables et des chaises au montant de la location du lieu. C’est pareil pour le ménage !

Autre exemple pour un DJ, est-ce que la sonorisation de la cérémonie laïque et du vin d’honneur sont inclus ? 

Les conditions d’annulation ou de report : Avec le COVID, tous les prestataires ont été obligés de revoir leurs clauses d’annulation et de report. Nous espérons tous que cet épisode pandémique soit derrière nous mais dans le doute, il faut bien regarder cette clause. Différentes situations peuvent se présenter en cas de report :

• Le prestataire accepte votre demande de report une date ultérieure sans frais mais conserve votre acompte 😊
• Le prestataire vous demande une indemnité de report ☹ en plus de votre acompte

En cas d’annulation, les indemnités sont en général calculées en fonction du délai qui reste à courir entre la date de l’annulation et la date du mariage. Evidemment, ces conditions sont propres à chaque prestataire !
Exemple pour un lieu de réception : 1 an avant votre mariage, 100% de l’acompte est remboursé ; 6 mois avant votre mariage, le prestataire conserve l’acompte ; à moins de 60 jours, 50% du montant du devis vous est demandé ; à moins de 30 jours, la totalité du devis vous est demandé…

Les dates limites : Le premier point à regarder, c’est la date de validité du devis, qui est en général d’un mois. Si vous donnez votre accord 3 mois après l’envoi du document, commencez par vous assurer que le prestataire est toujours disponible 😉 et surtout, soyez conscients que les prix peuvent avoir changés ! Et oui, c’est particulièrement vrai en ce moment avec les traiteurs car les prix des matières premières explosent ! 

Ensuite pour le traiteur toujours, vous établissez un devis sur la base d’une estimation de votre nombre d’invités. Mais au moment où vous signez, vous n’avez sans doute pas reçu toutes les réponses, parfois vos faire-part n’ont même pas encore été envoyés ! Sachez que la facturation définitive se fera sur le nombre d’invités que vous confirmerez quelques jours avant le mariage (souvent 8 jours avant mais certains demandent 15 jours voire 30 jours !) Assurez-vous que cette date limite figure bien dans le contrat ou sur le devis !

Que faire si un prestataire ne nous envoie rien ?

Question difficile : notre réponse en tant que wedding planner serait de chercher quelqu’un d’autre. Un professionnel qui n’est pas capable de vous envoyer un document (même un simple devis) dans un délai raisonnable ne nous semble pas digne de confiance… Le risque étant que ce manque de sérieux ressorte le jour J et cela pourrait virer à la catastrophe – pas de photos, un DJ saoul avant même le début de la soirée dansante… !

Bref, couvrez-vous !

Et pour info, si vous prenez un wedding planner, c’est lui qui devra lire tous les contrats avant que vous ne les signiez 😉